Devenir hôtesse d’accueil : un métier aux multiples facettes

Depuis 2012, le secteur de l’accueil a connu une évolution constante, avec des entreprises qui se sont spécialisées dans ce domaine. Dans cet article, nous allons nous intéresser au métier d’hôtesse d’accueil, ses missions, les compétences requises pour exercer ce métier et les opportunités de formation et d’évolution.

Un métier aux responsabilités diverses

L’hôtesse d’accueil est le premier contact entre une entreprise et ses visiteurs, clients ou partenaires. Elle joue un rôle essentiel dans l’image de l’entreprise. Ses missions sont variées et nécessitent une grande polyvalence.

L’accueil téléphonique et physique

La première mission d’une hôtesse d’accueil est de répondre aux appels téléphoniques. Elle doit être capable de fournir des renseignements, de prendre des messages et de transférer les appels aux bons interlocuteurs. Elle doit être à l’aise avec les différents outils de communication, tels que le standard téléphonique et les logiciels de messagerie.

L’accueil physique des visiteurs est une mission importante pour une hôtesse d’accueil. Elle doit les accueillir avec courtoisie, leur proposer une boisson chaude (café ou thé) et les orienter vers la personne qu’ils viennent rencontrer. Elle peut aussi être amenée à accompagner les visiteurs jusqu’à la salle de réunion ou au bureau de leur interlocuteur.

La gestion du courrier et des colis

L’hôtesse d’accueil doit se charger de la réception et de l’envoi du courrier. Elle doit trier et dispatcher le courrier à l’arrivée, affranchir les plis pour leur envoi et suivre les colis et courriers recommandés. Elle est en charge de la réception et de la distribution des colis apportés par les coursiers.

Les services de conciergerie

Dans certaines entreprises, l’hôtesse d’accueil peut être amenée à gérer des services de conciergerie. Cela peut inclure la remise de colis ou de courrier personnel aux collaborateurs, la réservation de taxis, de restaurants ou de billets d’avion et l’organisation de voyages d’affaires.

Les services généraux

L’hôtesse d’accueil peut aussi être en charge de certains services généraux tels que la préparation des salles de réunion, la gestion du parc automobile et l’approvisionnement en fournitures de bureau. Elle doit être capable de répondre aux demandes des collaborateurs concernant ces services.

Les compétences requises pour exercer ce métier

Pour être une hôtesse d’accueil compétente, plusieurs qualités sont indispensables.

Un excellent relationnel

L’hôtesse d’accueil étant le premier contact de l’entreprise, elle doit avoir un excellent relationnel et savoir s’adapter à différents interlocuteurs. Elle doit être capable d’établir rapidement un climat de confiance et de convivialité avec les visiteurs.

Un sens de l’écoute et du service

L’hôtesse d’accueil doit être à l’écoute des besoins des visiteurs et des collaborateurs. Elle doit être capable de répondre de manière efficace à leurs demandes et de les orienter vers les bonnes personnes ou les bons services.

Une présentation irréprochable

L’apparence de l’hôtesse d’accueil est essentielle pour véhiculer une image positive de l’entreprise. Elle doit être soignée, élégante et porter une tenue adaptée à l’environnement professionnel dans lequel elle évolue.

La discrétion et la courtoisie

L’hôtesse d’accueil doit être discrète et respecter la confidentialité des informations et des échanges qu’elle peut être amenée à traiter. Elle doit faire preuve de courtoisie en toutes circonstances, même face à des interlocuteurs difficiles ou exigeants.

La maîtrise des langues étrangères

Dans un contexte de mondialisation, la maîtrise des langues étrangères, notamment l’anglais, est un atout indispensable pour une hôtesse d’accueil. Elle doit être capable de communiquer avec des interlocuteurs de différentes nationalités, que ce soit par téléphone ou en face à face.

Les formations et les opportunités d’évolution

Il existe plusieurs formations pour devenir hôtesse d’accueil, allant du niveau CAP à Bac 2. Certaines entreprises, comme Securitas Accueil, proposent des formations en e-learning pour permettre à leurs employés de se former et de progresser dans leur métier.

L’hôtesse d’accueil peut évoluer vers des postes à responsabilités au sein de l’entreprise, comme responsable d’accueil ou chef de projet en organisation d’événements. Elle peut se spécialiser dans un domaine particulier, comme l’accueil en entreprise, l’accueil VIP ou l’accueil événementiel.