Comment mieux gérer la mise en attente téléphonique de vos clients

Comment mieux gérer la mise en attente téléphonique de vos clients ?

La gestion de l’attente téléphonique possède un impact significatif sur le développement de toute entreprise. Pour attirer des clients et les fidéliser, vous devez leur garantir un accueil téléphonique chaleureux et optimal. Dans cet article, nous vous expliquons l’essentiel à savoir pour mieux gérer la mise en attente téléphonique de vos clients.

Ce qu'il faut retenir :

  • Personnalisez vos messages d'attente téléphonique pour toucher positivement votre clientèle, réduire la frustration et montrer votre engagement à offrir un service de qualité.
  • Utilisez une musique d'attente agréable pour rendre l'attente plus plaisante et réduire la perception du temps d'attente, tout en créant une ambiance accueillante.
  • Profitez du temps d'attente pour informer vos clients sur les actualités de votre entreprise, présenter vos nouveautés et offres promotionnelles en cours.
  • Utilisez un Serveur Vocal Interactif (SVI) pour gérer un grand nombre d'appels, offrir un accueil rapide et efficace, améliorer la satisfaction client, réduire les coûts et augmenter la productivité de votre entreprise.

Pourquoi une attente téléphonique professionnelle améliore l’expérience client ?

En plus des différents services que vous proposez, l’attente téléphonique constitue un élément crucial pour assurer la satisfaction de vos clients. Une mauvaise gestion des accueils téléphoniques ou un temps d’attente relativement long peut compromettre l’expérience client et altérer l’image de votre entreprise.

Pour éviter d’en arriver là, vous pouvez procéder à la personnalisation des messages d’attente afin d’être sûr de toucher positivement votre clientèle. Ce type de message représente un atout important de nombreuses raisons. Il permet avant tout de réduire la frustration chez les clients. Si ce dernier est bien accueilli et pris en charge rapidement, il ne risque pas de s’énerver ou de perdre patience.

En rendant votre attente téléphonique plus professionnelle, la communication devient beaucoup plus fluide et transparente. Cela témoigne de l’engagement que vous avez à offrir un service de qualité. Enfin, un client satisfait d’un accueil téléphonique aura tendance à faire appel à vos services et à rester fidèle à votre entreprise.

Utilisez une musique de mise en attente agréable

Une excellente idée pour faire patienter les clients au téléphone consiste à utiliser une musique d’attente. Si cette dernière est bien choisie, elle peut métamorphoser totalement un moment agaçant en une expérience à la fois positive et satisfaisante. Avec une musique agréable, vous pouvez réduire la perception du temps d’attente.

Des mélodies entraînantes et divertissantes peuvent donner l’impression que le temps s’écoule plus rapidement, ce qui rend l’attente moins pénible pour les clients. Une chanson adaptée à l’image de votre marque peut aussi créer une ambiance agréable et accueillante pour communiquer avec vos interlocuteurs. Il s’agit d’une excellente solution pour se démarquer de la concurrence.

Communiquez sur l’actualité de l’entreprise

Le temps d’attente téléphonique est aussi le moment idéal pour informer vos clients sur les actualités de votre entreprise. Profitez-en pour présenter vos nouveautés en quelques phrases précises et enthousiastes afin de ne pas ennuyer les clients. Mettez un accent sur vos offres promotionnelles en cours.

Informez les clients des événements spéciaux que vous préparez. En insérant méticuleusement chacune de ces informations dans votre message d’attente, cela permettra à l’interlocuteur de patienter tout en apprenant davantage sur votre entreprise.

Le SVI pour gérer un grand nombre d’appels

Le Serveur Vocal Interactif (SVI) est un système automatisé qui sert à gérer les appels téléphoniques sans aucune intervention humaine. Doté d’une reconnaissance vocale et de menus interactifs, il est capable d’orienter facilement les appelants vers le service ou l’information qu’ils recherchent. Il est particulièrement très pratique lorsque votre entreprise reçoit plusieurs appels.

En offrant un accueil et une prise en charge rapide, le SVI permet aux clients de gagner un temps précieux. Votre entreprise gagne en efficacité grâce à l’utilisation de cet outil. De façon précise, le SVI aide à :

  • diminuer le temps d’attente
  • améliorer la satisfaction du client
  • réduire les coûts en automatisant les tâches
  • augmenter la productivité du personnel de votre entreprise

Le SVI est un outil indispensable pour assurer une bonne gestion des appels téléphoniques.